Spend management: Douglas Italia digitalizza le spese con Soldo

Douglas Italia ha completato la digitalizzazione della gestione delle spese aziendali con Soldo, fintech specializzata in servizi di pagamento e software di spend management. La catena leader nella profumeria selettiva, che conta oltre 380 punti vendita, circa 2.000 dipendenti in Italia e un fatturato superiore ai 400 milioni di euro, ha sostituito note spese cartacee, anticipi e carte prepagate con un sistema centralizzato. Il risultato è una riduzione fino all’80% del tempo dedicato alla gestione e un ROI del 358% in tre anni.

Il punto di partenza: un processo frammentato e cartaceo

Prima dell’arrivo di Soldo, la gestione delle spese in Douglas era divisa tra anticipi ai dipendenti, carte prepagate e carte aziendali riservate al board. Tutto confluiva nella nota spese cartacea, con raccolta manuale dei giustificativi, firme da ottenere e lunghi tempi di riconciliazione. Per il team Finance il carico operativo era significativo, mentre la visibilità sui flussi di spesa restava scarsa.

La svolta è arrivata quando il precedente provider delle carte prepagate ha dismesso il servizio. Douglas ha colto l’occasione per ripensare l’intero processo, non solo per sostituire uno strumento.

Angelo Siciliano, Senior Treasury Manager di Douglas, ricorda la situazione di partenza: “Partivamo da una composizione della classica nota spese su file excel, con giustificativi allegati che venivano poi raccolti in una busta e recapitati alla persona che doveva riconciliarli. Ci si trovava con faldoni di carta sulla scrivania, scontrini mancanti o illeggibili e tempi lunghi di gestione. C’era anche il problema di far pervenire tutta la documentazione alla persona giusta, trovare le firme degli approvatori, che magari erano all’estero: insomma un processo ormai obsoleto.”

Un unico sistema per carte fisiche, virtuali e dedicate

Con Soldo, Douglas ha eliminato anticipi e rimborsi, concentrando tutte le spese aziendali in un solo sistema. La piattaforma integra diverse tipologie di carta:

• carte fisiche per il personale itinerante;
• carte virtuali per abbonamenti e pagamenti ricorrenti;
• carte dedicate ai reparti per eventi e campagne;
• carte “jolly” per le trasferte occasionali.

Ogni carta è configurata con plafond e regole specifiche in base al ruolo e all’attività svolta. Le persone ottengono così autonomia, mentre il team Finance mantiene un controllo centralizzato.

Eliana Tettamanti, Manager, Customer Success Italy di Soldo, che ha lavorato insieme al team Finance di Douglas, spiega: “Soldo offre sia servizi di pagamento, come carte e bonifici, sia una piattaforma che gestisce tutto il processo di spesa end-to-end, dall’assegnazione dei budget alla rendicontazione. L’amministrazione ha così in tempo reale visibilità delle spese e può controllare limiti e policy già nella fase iniziale.”

Policy integrate e trasparenza per gli approvatori

Le policy aziendali sono inserite direttamente nella piattaforma, con limiti differenziati per categoria di spesa, gestione dei massimali giornalieri e voci dedicate alle missioni all’estero. Quando una spesa supera i limiti previsti, il sistema la distingue in automatico tra quota entro policy e quota fuori policy, offrendo trasparenza agli approvatori.

Da un’ora a 15 minuti per ogni nota spese

L’impatto sui processi interni è stato immediato. Se prima la gestione di una nota spese richiedeva circa un’ora, oggi la riconciliazione avviene in circa 15 minuti.

Siciliano descrive il funzionamento quotidiano: “Appena eseguo una transazione, apro l’app, vedo già l’operazione registrata e allego la foto dello scontrino digitalmente. Quella vale anche come nota spese e avvantaggia tantissimo tutto il team Finance nella rendicontazione e nella riconciliazione”. Il manager aggiunge: “Il nuovo modello ha semplificato anche la compliance: con l’entrata in vigore delle nuove norme sulla tracciabilità dei pagamenti previste dalla Legge di Bilancio, Douglas era già pronta e il passaggio all’applicazione delle norme con Soldo è stato veramente naturale”.

L’espansione nel Sud Europa

Douglas Italia coordina anche le attività di Spagna, Portogallo, Croazia e Slovenia. La classificazione delle spese per Paese sta semplificando i processi di fatturazione intercompany.

L’azienda ha esteso la piattaforma a tutti i reparti, dalla direzione vendite per le trasferte al marketing per eventi e campagne, fino all’IT per acquisti e abbonamenti. Ora sta valutando l’estensione alla rete vendita e agli altri Paesi del Sud Europa, a partire da Spagna e Portogallo.

Chi è Soldo

Soldo offre alle aziende la gestione proattiva delle spese decentralizzate. Unisce un’app intuitiva, metodi di pagamento flessibili e carte personalizzabili a soluzioni per il controllo proattivo delle spese aziendali. I team Finance e Procurement possono contare su una governance integrata che consente all’azienda di operare con agilità.

Con sede centrale a Londra e uffici a Dublino, Milano e Roma, Soldo serve oltre 25.000 organizzazioni in Europa e non solo, tra cui Douglas, Bauli, Bata, Sofidel e Jakala.