Intelligenza artificiale e consulenti: la scelta de L’Astrolabio

Più intelligenza artificiale e più consulenti al banco: è la strada scelta dal gruppo di agenzie L’Astrolabio, che va in direzione opposta a quella di un settore dove si parla di punti vendita sempre più leggeri e di automazione crescente. In un anno la quota di clienti che si presenta con un itinerario abbozzato dall’AI è passata da zero al 4%. Proprio per questo, spiega il gruppo, la consulenza di persona serve di più.

Da via Monterosa a via Boccaccio: il team si riunisce

Dal 30 settembre 2026 le consulenti di Astrolabio Viaggi hanno lasciato la sede di via Monterosa 20 per trasferirsi in via Boccaccio 19, storico indirizzo di Superviaggi, altra insegna nota del settore a Milano. Lo spazio è stato completamente ristrutturato, si trova in una posizione più centrale e ospita ora 4 professioniste che lavorano insieme.

Con questo passaggio chiude la prima agenzia aperta dal gruppo. La sua storia parte dal 1986, quando all’interno del tour operator delle vacanze studio nacque un settore turismo e biglietteria, pensato per le famiglie che, dopo aver mandato i figli all’estero, chiedevano di organizzare anche i propri viaggi. Nel 2001 l’azienda trasformò quel reparto in un’agenzia vera e propria, aperta sulla strada in via Monterosa 20 per servire il quartiere.

A seguirla fin dall’inizio c’è Barbara, che organizza viaggi per i clienti del gruppo dal 1990 e che oggi, con la stessa email e lo stesso cellulare, lavora in via Boccaccio 19. Con lei ci sono Paola, Gaia e Sabrina.

Perché un team di quattro consulenti cambia il servizio

La scelta nasce da un calcolo semplice. In un’agenzia con due o tre persone ci si divide tra banco, pratiche e consulenza, e ogni cliente finisce legato a una sola persona. Con quattro consulenti le competenze si sommano e ogni pratica ha più di un referente in grado di seguirla.

Chi ha sviluppato una specializzazione, dagli Stati Uniti all’Oriente, dai viaggi di gruppo a quelli outdoor, la mette a disposizione di tutte le colleghe.

Il gruppo L’Astrolabio opera inoltre a Milano con l’agenzia Cinque Giornate, nell’omonima piazza, dove lavorano Manuela e Nives, e a Bergamo con Ascot Viaggi, dove le consulenti sono 4. In tutto sono 10 professioniste che lavorano come un’unica squadra.

“Questo è il vero patrimonio dell’azienda nel turismo outbound e la tecnologia serve a liberare tempo alle consulenti, non a sostituirle”, spiega il direttore generale Andrea Barbieri.

Intelligenza artificiale: un alleato, non un nemico

Barbieri precisa la posizione del gruppo: “L’intelligenza artificiale non è un nemico, è una tecnologia da conoscere e da cavalcare”. Il direttore generale aggiunge che il cambiamento in atto porta con sé opportunità nuove per chi sa essere resiliente.

L’Astrolabio è stato tra i primi in Italia a mettere online un chatbot di intelligenza artificiale collegato direttamente ai sistemi di prenotazione aerea Amadeus. Chi arriva sul sito, a qualsiasi ora, trova subito disponibilità e tariffe reali, non un semplice modulo di contatto. La richiesta arriva già strutturata alla consulente, che parte dal preventivo invece che dai dati anagrafici.

Il gruppo sta investendo anche su CRM, assistenza via WhatsApp e strumenti di AI a supporto delle pratiche.

Il 4% dei clienti arriva con l’itinerario già pronto

L’effetto si vede già al banco e si misura. Secondo il CRM unificato che raccoglie i contatti di tutte le agenzie, un anno fa nessun cliente si presentava con un itinerario preparato dall’intelligenza artificiale. Oggi accade nel 4% dei casi, 1 su 25, e la curva non accenna a fermarsi. I clienti arrivano di persona o scrivono una mail con date, tappe e ordini di grandezza di spesa già abbozzati dai motori generativi o dal chatbot del gruppo.

Il punto di partenza del servizio si è spostato. Chi entra oggi in agenzia ha le idee molto più chiare di cinque anni fa ed è più vicino all’acquisto. Gli manca la tranquillità: qualcuno in carne e ossa che confermi quanto ha costruito, corregga ciò che non torna e chiuda il pacchetto con contratti, coperture e assistenza al posto giusto.

Quando qualcosa va storto, chi risponde?

La tecnologia non protegge dagli imprevisti. Un pacchetto acquistato in agenzia ha un responsabile con nome e cognome che risponde del viaggio dall’inizio alla fine, mentre una prenotazione “fai da te” è una somma di contratti separati che nessuno tiene insieme.

“Dopo l’entusiasmo iniziale per il turismo self service su internet, si sta riscoprendo il valore della fiducia”, confermano le operatrici. E spiegano: “Quando programmi un viaggio e improvvisamente i territori del tuo itinerario finiscono al centro di una crisi internazionale o di un evento imprevedibile, la capacità di ascolto e di problem solving della tua agenzia diventano fondamentali. Lo abbiamo visto quest’anno con la crisi iraniana e le sue ripercussioni su tutto il Medio Oriente, con Santo Domingo e l’Indonesia, o con chi doveva partire dallo scalo di Catania nei giorni dell’eruzione.”

Il valore della rete di collaboratori emerge proprio in questi frangenti: “In quei casi la rete di collaboratori dell’agenzia fa la differenza: il gruppo L’Astrolabio lavora da decenni con corrispondenti locali, guide e referenti in tutto il mondo, con rapporti costruiti viaggiando e verificati sul campo, non selezionati da un motore di ricerca. Sono loro a permettere di riproteggere un volo, spostare un itinerario o assistere un cliente a migliaia di chilometri di distanza e sono la stessa ragione per cui un fornitore serio accetta di riconoscere a un’agenzia condizioni che a un viaggiatore singolo non riconoscerebbe”.

I risultati dell’esercizio: 1.208 viaggi e 374 nuovi clienti

I dati dell’esercizio chiuso ad agosto 2026 indicano che il modello L’Astrolabio regge. Le 3 agenzie milanesi hanno seguito 552 clienti tra singoli, famiglie e aziende, a cui si aggiungono i 239 di Ascot Viaggi a Bergamo. In totale sono stati organizzati 1.208 viaggi nell’anno.

Nello stesso periodo 374 persone si sono rivolte al gruppo per la prima volta: in un ambito che molti danno per superato dalla prenotazione online, il flusso di chi cerca un consulente in carne e ossa non si è fermato.

La fiducia, quando si consolida, si misura anche in spesa. Un cliente che torna spende in media 8.237 euro contro i 6.461 di chi arriva al primo viaggio, il 27% in più. È la differenza tra comprare un volo e affidare a qualcuno un viaggio importante.

Le quattro specializzazioni e i nuovi prodotti di gruppo

Le specializzazioni più forti del gruppo sono quattro:

• viaggi su misura, costruiti da zero sulle esigenze di chi parte;
• viaggi di gruppo, dove pesano quarant’anni di pratica maturata sui viaggi studio all’estero;
• viaggi di nozze, con liste regalo e itinerari disegnati sugli sposi;
• outdoor, in particolare la pesca sportiva all’estero, un segmento di nicchia che richiede una conoscenza tecnica di destinazioni e stagioni che pochissime agenzie hanno.

“È un’offerta che intendiamo rafforzare con iniziative nostre, proponendo per esempio viaggi di gruppo a tema”, annuncia Sabrina da via Boccaccio. “Abbiamo una rete di collegamenti, collaboratori sul posto e guide specializzate costruita in decenni di lavoro, e oggi