Plena Education ha avviato un importante progetto di unificazione CRM che coinvolge tutte le sei scuole del gruppo, con l’obiettivo di creare un ecosistema digitale integrato capace di standardizzare processi, dati e customer experience. Il progetto è stato affidato a CEPAR, agenzia Platinum Partner di HubSpot e associata a UNA – Aziende della Comunicazione Unite, con la direzione strategica di NoAgency Marketing & Communication.

Un unico ambiente operativo per sei scuole

Plena Education è un gruppo di riferimento nella formazione nei settori design, moda, arte, comunicazione visiva e strategica, musica e mediazione linguistica. Fino ad oggi, le sei scuole che lo compongono operavano con strumenti, database e flussi operativi distinti, generando frammentazione e difficoltà nella gestione centralizzata delle performance.

Il progetto CRM ha puntato esattamente a superare questa frammentazione storica, costruendo un’architettura tecnologica basata su HubSpot in grado di unificare pipeline commerciali, performance marketing, marketing automation e strumenti di customer service. Il risultato è un impianto condiviso di governance, misurabilità e controllo cross-scuola, che rispetta al contempo l’identità e l’autonomia di ciascuna realtà.

Il ruolo di CEPAR e NoAgency nella trasformazione digitale

CEPAR, fra le prime agenzie partner HubSpot in Italia, ha curato la gestione strategica e operativa del progetto. Al suo fianco, NoAgency Marketing & Communication — già fornitore del gruppo — ha svolto il ruolo di direzione strategica, garantendo coerenza tra gli obiettivi di business e le scelte tecnologiche adottate.

Valentina Cardani, HubSpot Developer Manager di CEPAR, ha sottolineato la complessità dell’intervento: “È un progetto ampio che mira alla governance su dati eterogenei, con una definizione integrata dei flussi attraverso la quale abbiamo costruito processi precisi, permettendo al Gruppo Plena di gestire con consapevolezza ed efficacia i propri dati e flussi decisionali.”

Cristiana Pagnottelli, Head of Communication, Marketing and Events di Plena Education SPA, ha inquadrato l’iniziativa nel percorso più ampio di evoluzione del gruppo: “Unificare pipeline, strumenti e linguaggi permette oggi di avere una visione condivisa e operativa della customer journey. Questo progetto rappresenta un passo strategico della nostra trasformazione digitale: una piattaforma unica dove la coerenza dei processi e la centralizzazione del dato potenziano l’efficacia commerciale e il marketing del Gruppo. Abbiamo costruito un ecosistema capace di far dialogare sei realtà diverse in un’unica architettura di performance, ottimizzando ogni touchpoint della relazione con i nostri studenti, mantenendone le identità e rispettando la privacy degli utenti.”

I risultati concreti del progetto

Il progetto ha prodotto risultati tangibili su più fronti. Le pipeline commerciali sono state uniformate con criteri comuni di qualificazione, consentendo una lettura più chiara delle performance tra le scuole e decisioni più rapide basate su dati oggettivi.

È stato realizzato un database unico come single source of truth centralizzata, con visibilità end-to-end sulle interazioni degli utenti e un supporto più efficace alle strategie di acquisizione e nurturing. I workflow automatizzati, integrati con i media advertising, collegano CRM, media e processi operativi in flussi continui, garantendo tempestività e coerenza comunicativa.

Sul fronte del reporting, dashboard integrate offrono ora una visione comune dei dati tra sales e marketing, con KPI condivisi a supporto della governance dei processi. Infine, l’ottimizzazione delle campagne ha permesso di ridurre duplicazioni e sovrapposizioni di audience, con budget media più efficienti e un targeting guidato dai dati del CRM.

Una tappa chiave nel consolidamento del gruppo

Per Plena Education, questo progetto segna una tappa significativa nel percorso di trasformazione digitale e nel consolidamento della propria governance operativa. La centralizzazione tecnologica non ha sacrificato le specificità delle singole scuole: l’architettura costruita con CEPAR e NoAgency è stata progettata per far coesistere un’infrastruttura comune con le identità distinte di ciascuna realtà formativa del gruppo.

Nella foto: CEO: Andrea Poretti